¿Cómo elaborar un Acta de Entrega y Recepción?

Muchas empresas u organizaciones manejan en su administración diverso tipos de documentos, cartas o ejemplares administrativos que les permite mantener un control en lo que respecta a los distintos procesos (sean administrativos o de cualquier otro tipo) de la institución. Uno de estos, es el modelo de acta de entrega y recepción el cual posee una importancia esencial ¡Sigue leyendo y aprende un poco más de este documento!

acta de entrega

Modelo de acta de Entrega

El acta de entrega se trata de un documento administrativo que debe ser presentado por un servidor público donde se expresa la culminación de un cargo o comisión.

Ahora bien, esta acta tiene como finalidad (a parte de expresar lo previo) constatar la entrega y recepción de aquellos recursos asignados a la persona, los temas relacionados a su cargo y el estado que guardan.

De igual forma, en el acta de entrega debe expresarse la información documental que posea en su mando directamente, en conjunto con sus anexos respectivos.

Lo anterior, debe ser entregado a quien legalmente vaya a ser su sustituto o a aquella persona que su superior jerárquico determine, con la intervención del Órgano Interno de Control o la Auditoría Interna de las empresas productivas del Estado y de testigos de asistencia, para su validación.

Esta acta es un documento de carácter obligatorio de entrega para aquellas personas que ocuparon puestos de titulares de dependencias, servidores públicos de mandos medios y superiores, gerentes o sus equivalentes en los gobiernos tanto a nivel federal, como estatal.

Ahora bien, para ser más puntual, dentro de la acta de entrega y recepción se determinará el estado en que se ha dejado los recursos materiales, financieros y humanos usados en el transcurso del desempeño laboral.

Asimismo, se expresa aquellos temas que quedaron en proceso de tramitación a fin de no interrumpir la gestión.

acta de entrega

Condiciones para su elaboración

Para que el acta de entrega sea válida, debe de cumplir con una serie de requisitos que pueden sr determinados o no por la misma institución u organización.

Sin embargo, de forma genérica existen ciertos parámetros, al igual que  condiciones que permiten tener una mayor base en lo que respecta a su elaboración, estas son:

  • Usar un papel membretado de la entidad u organización respectiva.
  • Crear el acta por renglón de manera continua y sin sangría.
  • Eliminar con el uso de guiones aquellos espacios que sobraron de los renglones, al igual que aquellos que no se usaron.
  • Referir exclusivamente los documentos e información que aplique a la dependencia, entidad o al área administrativa u otra donde se desempeñó.
  • Velar por que el acta no tenga borraduras, tachaduras o enmendaduras.
  • Numerar las hojas que formen parte del acta bajo el formato: “hoja (número progresivo de hoja) de (número total de hojas)”.
  • Exhibir los anexos del Acta de Entrega-Recepción integrados en carpetas.
  • Foliar o enumerar de manera sucesiva las hojas que conformen los anexos del Acta Administrativa de Entrega y Recepción.

Las condiciones previas, como bien se mencionó forman parte de modelos estándares, sin embargo dependiendo de cada organización se le incluirán o eliminaran ciertos requisitos.

Ahora bien, si quieres observar un modelo de este documento en Quito – Ecuador, clickeando en acta de entrega y recepción podrás observar uno sencillo.

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