Herramientas de Word: Aprende a Usarlas de Forma Efectiva

Existen numerosos programas informáticos de gran relevancia y reconocimiento a nivel mundial, y uno de los más populares es el paquete ofimático de Microsoft Office. Este ofrece una variedad de aplicaciones para redactar documentos, crear hojas de cálculo, diseñar y crear diapositivas, y más. En este caso, vamos a hablar sobre las Herramientas de Microsoft Word para que el usuario pueda aprovechar al máximo este programa.

Herramientas de Word

Herramientas de Word

Para iniciar con las herramientas de Word, primeramente se profundizará un poco más sobre el programa y su funcionalidad, para ello surge la pregunta:

¿Qué es Microsoft Word?

Microsoft Word es un programa informático perteneciente al paquete Office de Microsoft. Este está diseñado para la creación y procesamiento de textos, permitiendo al usuario redactar y diseñar documentos como cartas, oficios, trabajos de tesis y otros.

Con el tiempo, Microsoft Word ha experimentado numerosas actualizaciones y modificaciones, lo que ha dado lugar a diversas versiones del programa. Se esfuerza constantemente en mantenerse a la vanguardia con nuevas funciones y mejoras para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Actualmente, las versiones más recientes de este programa son:

    • Microsoft Word 2021.
    • Microsoft Word 2023.

Microsoft Word es una herramienta esencial para crear trabajos, cartas o currículos profesionales. Su uso no requiere ser un profesional, ya que es sencillo de usar y viene con una serie de funciones y características básicas y esenciales, que incluyen:

    • Revisión y corrección ortográfica.
    • Revisión gramatical.
    • Formato de textos y de fuentes.
    • Soporte de HTML.
    • Soporte de imágenes.
    • Diseño de página avanzado.

Herramientas de Word

Ventajas de Word

Microsoft Word es un sistema informático que los usuarios pueden usar para obtener grandes beneficios, como los siguientes:

    • Está disponible en casi todos los ordenadores o dispositivos tecnológicos, y si no se encuentra instalado, se puede descargar fácilmente.
    • Su uso es sencillo: solo necesitas redactar un texto, frase o palabras y luego ajustar el formato a tu gusto, como el tamaño de la letra, el tipo de fuente, los márgenes, etc. También puedes resaltar partes con negritas, cursivas o cambiar el color del texto, entre otras funciones.
    • Permite insertar imágenes, fotos o cualquier figura gráfica que aporte significado al texto, como gráficos para representar datos estadísticos.
    • Incluye un corrector ortográfico automático que indica al usuario si ha cometido algún error de gramática, tipeo o síntesis.
    • Ofrece gran flexibilidad, ya que brinda la posibilidad de acceder a una amplia variedad de formatos, gráficos, tablas y tabulaciones.
    • Es compatible con diversas plataformas, dispositivos y sistemas operativos.
    • Permite la creación de documentos con diversos estilos, lo que conlleva beneficios como; el ahorro de tiempo, la posibilidad de hacer modificaciones globales, la unificación del criterio editorial del texto y la profesionalización del documento creado o por crear.

¿Cuál es la estructura y herramientas del programa?

Microsoft Word ofrece a sus usuarios una amplia gama de herramientas y funciones que permiten la creación de textos y documentos de alta calidad. Aunque sus herramientas fundamentales se han mantenido consistentes a lo largo de las diversas versiones del programa, Microsoft continuamente introduce nuevas funciones para mejorar la experiencia del usuario.

Herramientas de Word

La interfaz de Microsoft Word se organiza en una serie de pestañas, cada una de las cuales contiene una serie de funciones y herramientas específicas. Estas funciones están diseñadas para facilitar, acelerar y organizar el trabajo de los usuarios para garantizar que los textos procesados sean de alta calidad.

Pestaña de Inicio

La pestaña Inicio es la primera que verás al abrir un nuevo documento en Word. Contiene las herramientas más comúnmente utilizadas para el procesamiento de texto. Dentro de esta pestaña, encontrarás las siguientes secciones de herramientas:

      • Portapapeles

Esta sección contiene las funciones para Copiar, Cortar y Pegar texto, formato o imágenes. Por ejemplo, puedes usar estas funciones para copiar y pegar texto de un documento a otro.

      • Fuente

Esta sección contiene las herramientas relacionadas con la modificación del formato de la fuente. Aquí puedes: cambiar el tipo de fuente, el tamaño de la letra, poner el texto en negrita o cursiva, cambiar la capitalización del texto, resaltar el color de la fuente o aplicar un color de fondo a la fuente, entre otras funciones.

      • Párrafo

Las herramientas en esta sección se aplican a la configuración de los párrafos. Puedes alinear el texto a la izquierda, derecha, centrarlo o justificarlo; establecer el interlineado; determinar el espacio entre párrafos; y aplicar viñetas, números u otros símbolos para resaltar listas, entre otras funciones.

      • Estilos

Aunque no todos los usuarios la utilizan, esta subpestaña contiene una serie de herramientas fundamentales. Aquí puedes aplicar: estilos predefinidos al texto, lo cual puede ahorrar tiempo al permitirte concentrarte en escribir el texto sin tener que hacer modificaciones constantes al formato. Utilizar los estilos predefinidos de Word o crear tus propios estilos de texto.

      • Edición

Esta es la última sección de herramientas de la pestaña Inicio, y contiene funciones para: seleccionar texto, buscar y reemplazar texto, y otras tareas relacionadas con la edición del contenido de tu documento.

Pestaña Insertar

La pestaña Insertar es una de las pestañas de herramientas en Microsoft Word. Esta pestaña ofrece una variedad de funciones que permiten al usuario agregar elementos al documento en el que está trabajando.




Permite agregar; nuevas páginas, tablas, ilustraciones, gráficos, enlaces, encabezados, pies de página, símbolos y otros elementos. Aquí están los detalles de algunas de las secciones de esta pestaña:

      • Páginas

Esta sección incluye las herramientas que deja insertar páginas adicionales en el documento, así como también portadas prediseñadas y saltos de página.

      • Tablas

Esta sección permite insertar tablas. Las tablas pueden ser creadas utilizando una configuración predeterminada proporcionada por Word o se pueden personalizar de acuerdo con las necesidades del usuario. También tienes la posibilidad de meter tablas de otros programas, como Microsoft Excel.

      • Ilustraciones

Esta sección proporciona una variedad de herramientas para incluir imágenes, formas u otros elementos gráficos. Puedes insertar imágenes desde tu dispositivo, imágenes en línea, formas como flechas y figuras geométricas, SmartArt (gráficos que permiten presentar información de manera visual), gráficos de barras, áreas o líneas, y capturas de pantalla.

      • Vínculos

En esta sección, puedes añadir enlaces a Internet en tu documento. Estos vínculos, también conocidos como hipervínculos, permiten a los lectores acceder a otros documentos o páginas web directamente desde el documento.

      • Encabezado y pie de Página

Esta sección te posibilita agregar encabezados y pies de página a tu documento, así como también números de página. Esto puede mejorar la organización y la apariencia de tu documento.

      • Texto

Esta sección incluye herramientas para insertar varios elementos de texto. Puedes agregar cuadros de texto que se pueden mover a cualquier parte del documento, insertar firmas, agregar la fecha y la hora, insertar un objeto y aplicar estilos de WordArt, que son formatos especiales para los títulos.

      • Símbolo

Finalmente, la sección Símbolos te deja insertar símbolos de ecuaciones y otros símbolos comunes. Esta función es especialmente útil para trabajos en el ámbito académico o científico.

En general, la pestaña Insertar es una herramienta poderosa en Microsoft Word que te permite agregar y personalizar una variedad de elementos en tus documentos, mejorando su presentación y funcionalidad.

Pestaña de Diseño de Página

La pestaña de Diseño de Página en Microsoft Word, conocida también como «Diseño», incluye varias funciones para modificar la apariencia y la organización del documento. Te facilita trabajar en la configuración de la página, el fondo de la página, los párrafos y otros elementos.

      • Temas

La sección de Temas te da la opción de seleccionar un tema predefinido o personalizar el tuyo propio. Los temas determinan el esquema de colores, las fuentes y los efectos para proporcionar una apariencia coherente a todo el documento.

      • Configuración de páginas

Esta sección te permite ajustar la configuración del formato de la página, incluyendo:

    • Márgenes: Puedes ajustar los márgenes de la página según tus necesidades.
    • Orientación: Seleccionas si quieres que la página esté orientada de manera vertical (retrato) o horizontal (paisaje).
    • Tamaño: Escoges el tamaño de papel, como A4, Carta, Legal, entre otros.
    • Columnas: Puedes dividir la página en varias columnas.
    • Saltos: Insertas saltos de página, de sección o de columna.
    • Números de Líneas: Puedes agregar números de línea a los márgenes si necesitas referirte a líneas específicas en tu documento.
    • Guiones: Permite que Word divida palabras en el extremo de una línea con un guion.

      • Fondo de Página

Esta sección te permite personalizar el fondo de tu página. Eres capaz de agregar una marca de agua, cambiar el color de la página o agregar bordes a la página.

      • Párrafo

Esta sección proporciona herramientas adicionales para personalizar los párrafos de tu documento. Puedes ajustar la sangría, el espaciado entre párrafos y líneas, entre otros elementos.

      • Organizar

La sección Organizar te deja controlar la disposición de los elementos en tu página. Puedes ajustar la posición de los elementos, alinear objetos, agrupar o desagrupar objetos, y mover objetos hacia adelante o hacia atrás en el diseño, además, te permite girar objetos.

La pestaña de Diseño posibilita personalizar y organizar tu documento de forma eficiente, de acuerdo a tus necesidades o las necesidades de tu proyecto.




Pestaña de Referencias

La pestaña de Referencias en Microsoft Word brinda una serie de herramientas útiles para mejorar la estructura y la citación de tu documento. Se divide en varios subgrupos, cada uno con un conjunto específico de funciones.

    • Tabla de contenidos

Esta sección te permite crear y modificar una tabla de contenidos para tu documento. Las herramientas incluyen:

    • Tabla de Contenidos: Puedes insertar una tabla de contenidos preformateada.
    • Agregar Texto: Te permite agregar texto a la tabla de contenidos.
    • Actualizar Tabla: Si realizas cambios en tu documento, puedes actualizar la tabla de contenidos para reflejar esos cambios.
      • Notas al pie

Las notas al pie son útiles para agregar información adicional o referencias a tu documento.

Las herramientas incluyen:

    • Insertar Nota al Pie/Nota al Final: Puedes agregar notas al pie o al final del documento.
    • Siguiente Nota al Pie: Eres capaz de navegar entre las notas al pie.
    • Mostrar Notas: Muestra todas las notas en el documento.
      • Citas y biografía

Esta sección te ayuda a agregar y organizar citas y referencias bibliográficas. Las herramientas son las siguientes:

    • Insertar Cita: Puedes insertar citas en tu documento.
    • Administrar Fuentes: Administras y organizas tus fuentes de referencia.
    • Estilo de Bibliografía: Puedes seleccionar diferentes estilos de citación, como APA, MLA, Chicago, entre otros.
    • Bibliografía: Te permite insertar una bibliografía en tu documento.
      • Títulos

Esta sección te deja gestionar y referenciar títulos dentro de tu documento. Entre sus capacidades estáns:

    • Marcar Entrada: Te permite marcar un título o subtítulo para que aparezca en tu tabla de contenidos.
    • Insertar Índice: Puedes insertar un índice en tu documento.
    • Actualizar Índice: Si realizas cambios en tu documento, puedes actualizar el índice para reflejar esos cambios.
      • Tabla de autoridades

Esta sección te permite citar autoridades legales en documentos de corte jurídico. Con ella, puedes insertar citas a casos, estatutos y otras autoridades legales, y luego generar una tabla de autoridades.

Pestaña de correspondencia

La pestaña de Correspondencia en Microsoft Word te proporciona herramientas para crear y administrar correspondencia masiva, como cartas y correos electrónicos. Esta pestaña incluye las siguientes secciones:

    • Crear Sobres: Puedes utilizar esta opción para crear y personalizar sobres.
    • Crear Etiquetas: Te posibilita crear y personalizar etiquetas para correspondencia.
    • Combinar Correspondencia: Esta herramienta te permite crear documentos masivos personalizados, como cartas, etiquetas de correo y sobres.
    • Seleccionar Destinatarios: Puedes usarla para seleccionar los destinatarios de tus documentos de correspondencia masiva, ya sea de una lista existente, de una nueva lista, o de una búsqueda en Outlook.

Estas pestañas de Microsoft Word ofrecen una gama de funciones útiles para crear documentos de aspecto profesional, organizar su contenido y gestionar correspondencia masiva.

Pestaña Revisar

La pestaña Revisar en Microsoft Word proporciona varias herramientas útiles para corregir y mejorar tu documento. Aquí están las principales funciones que ofrece:

      • Ortografía y gramática

Esta función te permite corregir errores ortográficos y gramaticales en tu texto. Además, con la opción de «Comprobar documento», puedes realizar una revisión completa de todo el documento.

      • Editor

Ayuda a mejorar la claridad, concisión, formalidad, y otros aspectos de la escritura. También proporciona sugerencias de estilo y gramática.

      • Buscar

Esta función facilita buscar un término o una frase específica en el documento.

    • Sinónimos

Al seleccionar una palabra y hacer clic en «Sinónimos», Word te ofrece una lista de palabras con significados similares que puedes usar para reemplazar la palabra seleccionada.

      • Traducir

La función Traducir te permite traducir el texto seleccionado o el documento completo a cualquier idioma que soporte Microsoft Translator.

      • Contar Palabras

Este contador muestra el número total de palabras, caracteres, párrafos y líneas en tu documento.

Pestaña Vista

La pestaña Vista ofrece herramientas para modificar la forma en que se muestra tu documento.

      • Modos de Vista

Puedes cambiar el modo de vista de tu documento a: Vista de Lectura, Vista de Diseño de Impresión, Vista de Diseño Web, Vista de Esquema, o Vista de Borrador.

      • Mostrar u Ocultar

Esta sección te permite mostrar u ocultar elementos como: las marcas de formato, regla, líneas de cuadrícula, y el panel de navegación.

      • Zoom

Esta función te posibilita acercar o alejar el documento para verlo a la distancia que te resulte más cómoda.

      • Ventana

En esta sección puedes dividir la ventana de tu documento, cambiar entre ventanas abiertas, y organizar las ventanas abiertas.

Las pestañas Revisar y Vista de Microsoft Word son esenciales para mejorar la calidad de tu texto y personalizar la forma en que se muestra tu documento.

Pestaña programador

La pestaña Programador en Microsoft Word ofrece herramientas avanzadas que permiten la automatización de tareas y la personalización de documentos a través de macros y formularios. Esta pestaña no es visible por defecto, pero se puede habilitar a través de las opciones de personalización de la cinta de opciones de Word.

Aquí están las principales funciones que ofrece:

      • Controles

Esta sección ofrece una variedad de controles de formulario que puedes usar para recoger o mostrar información en un documento. Esto incluye: cuadros de texto, casillas de verificación, botones de opción, listas desplegables y otros.

      • Macros

Las macros son una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo y se pueden ejecutar siempre que sea necesario. Puedes usar macros para automatizar tareas repetitivas, como formatear tablas o insertar una tabla de contenido específica.

      • Código

En esta sección, puedes escribir, grabar y ejecutar el código VBA (Visual Basic for Applications) que controla muchos aspectos de Word. VBA es un lenguaje de programación que puedes usar para personalizar Word y otros programas de Office.

      • Add-Ins

Los Add-Ins son programas que proporcionan funcionalidad adicional a Word. Puedes administrar los Add-Ins instalados y disponibles a través de esta sección.

      • Plantillas de Documentos

Aquí puedes administrar y modificar las plantillas de documentos. Las plantillas son documentos base que puedes usar para crear nuevos documentos con un formato y contenido específico.

La pestaña Programador ofrece un conjunto de herramientas que permiten la personalización y automatización avanzadas en Microsoft Word. Sin embargo, su uso requiere un conocimiento más profundo de Word y, en algunos casos, conocimientos de programación.

Sin más te invitamos a visitar lo siguientes enlaces de interés:

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