A través de los avances tecnológicos se pueden observar como los datos e información manejada en dispositivos como computadoras, tablets o teléfonos inteligentes pueden ser transferible entre sí. Es por ello que hoy en días las organizaciones y compañías manejan un mecanismo de control y administración que permite facilitar sus actividades, a esto se le conoce como sistemas de información de las empresas, por ende si quieres aprender más de él no te pierdas el contenido de este post.
Sistemas de información en las empresas
Los sistemas de información en las empresas, también conocidos en inglés como Management Information System, se pueden definir como un conjunto de datos que interactúan entre con un objetivo en común.
En términos informáticos se definen como programas que permiten y generan la administración, recolección, recuperación, procesamiento, almacenamiento y distribución de información.
Dicha información es aquella que se maneja en la empresa por medio de los procesos esenciales y propios de la organización.
En otros términos se puede determinar como los mecanismos informáticos ejecutados en las organizaciones a fin de garantizar el cumplimiento del procedimiento administrativo en la misma.
Cuyo procedimiento inicia con la producción del artículo, pasan por por la logística de la empresa y finalizan cuando el mismo llega a los establecimientos comerciales para ser adquiridos por los consumidores, esto en el caso de una compañía que fabrique o comercialice con productos.
Por otra parte, en cuanto a empresas dedicadas a la prestación de servicios, como por ejemplo una firma de auditores, también se hace uso de sistemas de información como herramienta clave en el proceso administrativo.
Es por ello que al ser un flujo de información alto en las compañías, es necesario el uso de sistemas de información computarizados que permitan la organización eficiente y práctica en las empresas.
Ahora bien se debe de aclarar y resaltar que cada uno de los sistemas de información tiene como base y configuración un término clave.
Dicho término es el que permite determinar de forma puntual cada de una de las etapas de la secuencia de producción a fin de que se ejecute todo el procedimiento de la forma más eficiente que se pueda.
Todo lo previo a través de programas o sistemas de información disponibles en los ordenadores que permitan la integración de cada trabajador, y así se ejecute el proceso administrativo de forma sincronizada lo que traería como consecuencia el incremento productivo en las empresas.
Objetivo de los programas de información
Visto lo anterior, se debe expresar que para la elaboración y ejecución de las actividades mencionadas con anterioridad, la ciencia informática desarrolló una serie de programas que permitieron la computarización de los procesos.
Por medio de estos sistemas se pueden ejecutar funciones como:
- La gestión de la base de datos
- Planificación empresarial
- Ejecución de procedimientos internos
- Toma de decisiones
De la misma forma todas aquellas actividades propias de las empresas y las funciones de los trabajadores que trabajan en ellas, poseyendo la ventaja de un administración del tiempo y mejora de la producción.
Por tanto se puede determinar que la primordial finalidad de los sistemas de información en las empresas es:
- «Alcanzar una competente productividad en las cadenas de producción»
Por ende al ser la esencia de toda empresa su importancia radica en buen manejo de información en las empresas de la actualidad.
Generando lo previó la necesidad de usar instrumentos propios que permitan la ejecución de los sistemas de gestión empresarial a fin de poder alcanzarlo.
Por tanto los sistemas de información posibilitarán de forma exitosa las funciones administrativas de:
- Planificar
- Organizar
- Controlar
- Dirigir
Nota: grandes empresas exitosas en todo el mundo poseen sistema de gestión e información empresarial que permite lograr el buen funcionamiento y manejo de todos sus componentes.
Particularidades e importancia de la información en las empresas
Ahora bien, la información a tiempo real y en el preciso momento que se solicite representa una gran importancia.
Recordemos, que las empresas grandes como las pequeñas manejan gran cantidad de datos informativos relevantes para su proceso.
Lo que hace la definición de los elementos esenciales en los que fundamentan sus sistemas de información y gestión empresarial, radicados principalmente en dicha información.
Es por ello que el manejo de esta información toma un papel decisivo en el éxito y cumpliminento de estrategias y objetivos organizacionales.
Para ello, los datos encontrados en los sistemas de información tienen la responsabilidad de dar respuesta a una serie de puntos básicos que son útiles en el desarrollo de la productividad de cada organización.
Visto esto, se puede determinar dentro de las particularidades de la información lo siguiente:
- La información presentada debe ser en su totalidad real y sincera.
- Tiene la responsabilidad de proveer una firme imagen y reflejo de la realidad de los elementos prácticos de las empresas.
- La misma tienen que tener datos informativos con un alto nivel de calidad.
- La cantidad de información manejada en las empresas no se encuentra determinada por un número preciso, ya que el personal que tenga como responsabilidad una organización precisa adquirir todos los datos necesarios a fin de poder tomar decisiones correctas sobre la productividad de la misma.
- En el proceso de toma de decisiones de toda empresa, la información presentada debe caracterizarse por ser relevante, y no datos irrelevantes que puedan ocasionar tomar la decisión errónea.
- La información que se maneja debe estar presentada en tiempo real a fin de garantizar una máxima productividad y dar respuestas a las necesidades en el preciso momento que se ocasionan.
- Es importante que la misma se presente en forma de una estructura piramidal de manera que se pueda determinar e identificar la importancia de los datos, a fin de que estos sean usados en la etapa y proceso respectivo de la cadena productiva, en otras palabras, la información tiene que encontrarse organizada jerárquicamente.
Notas
A causa de estas características es que los sistemas de información posibilitan el otorgamiento de números precisos y sólidos sobre aquello que las empresas proveen.
Por ende la información o datos administrativos y de los procesos de producción de las empresas representan un elemento esencial que debe estar presente en los sistemas de gestión empresarial.
Se debe resaltar que a través de ello es que los directivos o altos mandos de las empresas toman las decisiones a fin de garantizar el desarrollo de estas y su crecimiento.
Estructura Piramidal de la información
Ahora bien, existe cierta información necesaria de compartir en lo que se refiere a la estructura piramidal de la información en las empresas.
Una de las características presentadas previamente menciona que le información debe estar determinada en base a una estructura piramidal, la cual es la que permite resaltar los datos de acuerdo a su importancia y función.
Considerando esta idea por medio de la jerarquización de la información, la estructura que definen los sistemas en las empresas permite el análisis de los datos relacionados al procesamiento de las transacciones.
Lo anterior se puede explicar como el conocimiento de las operaciones realizadas en nombre de la compañía de manera que se conozcan de ellas por completo.
Lo que determina que cada nivel que se puede encontrar en la pirámide es esencial y tiene un nivel de valor para las empresas o compañías.
Una vez se haya determinado la estructura piramidal, ahora se podrá delimitar y evaluar los datos de la organización.
Este análisis se realiza en son de conocer los recursos que se manejan en la institución, lo que traería como consecuencia la ejecución y control de las actividades diarias ocasionando una capacidad en el manejo de dichos bienes y medios.
Ahora bien, en tercer nivel o eslabón medio de la pirámide es donde se encuentra toda la información de los recursos con las que la empresa funciona.
Por medio de este nivel, se podrá alcanzar los datos esenciales a fin de alcanzar la planificación y toma de decisiones en la organización en el área administrativa.
Ahora bien, en cuanto a los recursos de la información son aquellos elementos que permiten ejecutar idóneas planificaciones estrategias.
Dichas decisiones van ejecutadas en son de incrementar la producción de la organización, en conjunto con la definición de estrategias políticas correctas que serán procesadas en los extractos administrativos más altos de la empresa.
Por lo que se puede concluir que gracias a los datos que suministra el sistema de información en las empresas, el sector gerencial de una organización tiene la posibilidad de tomar decisiones en el futuro claras y concisas.
Cuyas decisiones serán orientadas al desarrollo potencial de la empresa, mejorando así el desenvolvimiento en el mercado y con ello aumentó toda la cadena productiva.
Y es en base a todo lo expuesto hasta el momento que los sistemas de información en las empresas tienen gran influencia en las mismas, ya que permiten determinar la Business Intelligent o Inteligencia de Negocios que no es más que un instrumento base en toda empresa.
Funcionalidad de los sistemas de información en las empresas
A través de los años la ciencia de la informática y todo lo relacionado a ella se ha vuelto esencial en todo lo que nos rodea.
Por otra parte el mercado y comercio a padecido de ciertas transformaciones o cambios que ha causado que las empresas buscan las formas de adaptarse a este suceso.
Entonces uniendo ambos puntos se puede decir que las tecnologías de la informática en este caso los sistemas de información tienen como función suministrar la información de las empresas, a fin de que éstas orienten sus estrategias a las tendencias y así crezcan en los mercados.
Es por ello que actualmente todo tipo de empresas (grandes o PYMES) requieren de un sistema de información de manera automática a fin de colaborar con los procesos de gestión.
De la misma forma, entonces, se puede indicar que otro de los objetivos de los sistemas de información es el perfeccionamiento de la productividad y utilidad de las organizaciones en relación a la competitividad de su funcionamiento.
Para ello es necesario realizar el análisis de las técnicas de la modernización empresarial y la tecnología disponible de exponer los sistemas que ofrezcan eficiencia y eficacia de la gestión de la información resaltante.
Asimismo, se puede expresar que el buen uso y empleo de los sistemas de información en las empresas puede ofrecer grandes posibilidades para la obtención de beneficios respecto a la competencia y eficacia de los procedimientos de producción.
Causando lo previó el aumento de las capacidades de las empresas, convirtiendo estos procesos en una verdadera competencia gerencial.
Ahora bien, cada organización debe tener presente una serie de metas cortas en relación a los objetivos principales, y para que se cumplan el sistema organizativo de la empresa debe de ofrecer diversidad de herramientas.
Dentro de estas herramientas se observan aquellas vinculadas a la adquisición de la información de las compañías.
Es allí donde aparece nuevamente los sistemas de información en las empresas, ya que estos proveen el acceso a los datos de manera sencilla, frecuente y oportuna, siendo instrumento para la toma de decisiones y con ello el logro de los mejores resultados.
Por esto y muchos otros motivos, aquellas personas que deseen potenciar sus ideas y emprender en una real compañía competitiva involucrada en el mercado moderno, deben realizar un análisis minucioso de la activación y puesta en marcha de los sistemas de información precisos a fin de asegurar el éxito.
Por otra parte es muy común observar como este término (con todo lo que involucra) ha sido tomado por las gerencias de muchas empresas exitosas de hoy en día.
Ahora, se puede realizar una comparación en cuanto al manejo gerencial de las empresas en años anteriores mencionando que la información no era considerada un elemento esencial en los procesos de producción y la planificación gerencial.
Lo anterior era visto cuando se obtenían los resultados que podían ser los no esperados por la compañía.
Sin embargo, a medida que los cambios económicos surgieron, cuando el comercio de globalizó en todo el mundo, fue cuando se observó que la información relacionada a los procesos de producción de las empresas eran elementos esenciales para alcanzar el éxito comercial.
Lo que puede determinar que, si una organización no posee sistema de información básico no podrá competir con sus oponentes.
Por ende es como año tras año han habido avances tecnológicos en donde se ha dado prioridad a los sistemas de información desarrollando la particularidad de que sean confiables y eficaces.
Sin embargo, hay que mencionar que hoy en día aún existen empresas que no confían en implementar sistemas de información empresarial en sus procesos ocasionado principalmente a que esto implica grandes transformaciones en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías.
Características de los sistemas
Al momento de incorporar y activar de forma correcta la tecnología informática empresarial con la finalidad de lograr los mejores resultados de los procesos, es muy esencial que se desarrollen la esencial compatibilidad del hombre con la máquina.
Lo que quiere expresar que las empresas no solo deben de realizar inversiones en cuanto a lo que tecnología representa sino también en el personal por medio de capacitaciones que permiten el uso correcto de los sistemas.
Por lo que se debe tener presente que la toma de decisiones no solo involucra aspectos tecnológicos, sino también humanos.
En otras palabras, se vuelve necesidad la utilización de sistemas de información con tecnología informática de última generación así como el recurso humano o capital humano capacitado que maneje dicho programa.
Lo anterior implica la aplicación de un software que posea las características básicas a fin de que su uso en el entorno laboral sea óptimo.
Por ende, mientras más actualizado sea el sistema y más capacitado este el personal, mejor será el rendimiento de la empresa.
Lo que nos lleva a determinar las características de los sistemas de información empresarial.
- Flexibles: es un hecho que un sistema de información empresarial deberá ser dúctil y otorgar mayor cantidad de opciones para la administración y evaluación de los datos, es decir, debe ser flexible de manera que exista la posibilidad de maniobrar en situaciones importantes.
- Específicos: El sistema debe tener la capacidad de adaptación de cada situación y sector de la organización, po r ende deberá se adaptable al área en el que opere, lo que brindará una mejor funcionalidad en los sectores específicos.
- Actualizables: Los sistemas de información empresarial deben ofrecer la posibilidad de innovaciones y cambios tecnológicos a medida que el personal se capacite, lo que hace que tengan que ser actualizados cada determinado tiempo siempre y cuando a estos se le añadan nuevas herramientas.
- Poderosos: deben ofrecer los instrumentos idóneos a fin de ejecutar evaluaciones analíticas de las oportunidades y resultados posibles de las mismas en la práctica de futuros negocios, para ello tienen que poseer un gran poder en el procesamiento de múltiples datos de manera simultánea a fin de administrar la gestión de la empresa.
Otros puntos relacionados
Es indispensable tener presente que el papel que cumplen los sistemas de información en las organizaciones no solo abarca la cooperación con la toma de decisiones.
Por el contrario, también tienen como misión ayudar en los procesos administrativos, que son muy esenciales cuando se ejecuta la gestión en las empresas.
En otras palabras, son una herramienta virtual de carácter confiable y seguro.
Un ejemplo de esto es un programa informático usado en la actualidad por gran cantidad de empresas pequeñas o Pymes que han tomado la decisión de involucrar tecnología en los procesos de producción.
Este es el sistema informático por nombre Data Warehousing el cual no es más que un programa de base de datos creada en medida de las necesidades de brindar respuesta y cooperar en la resolución de situaciones ante las que puede hallarse el usuario final, ofreciendo alternativas de gran utilidad a fin de tomar decisiones efectivas.
Asimismo este sistema tiene la posibilidad otorgar el acceso de manera interactiva a la información de la empresa tanto actualizada como histórica.
Lo anterior con el objetivo de ofrecer respuestas rápidas y resultados eficientes de acuerdo al análisis evaluativo de cada situación, lo que abarca una percepción global de los datos de la empresa.
Por otr parte, a causa de sus particularidades como herramienta de ayuda y cooperación, aquellas organizaciones o compañías que dan uso al sistema de Data Warehousing no sólo pueden usarlo en los sectores gerenciales.
Por el contrario, también facilita su uso a las áreas técnicas delimitadas donde es necesario realizar procesos de toma de decisiones diario pudiendo ser su uso como un instrumento propio en el sector.
Ahora bien, hay que resaltar que si solo se le da un uso al sistema en el contexto de la gerencia a fin de ejecutar el proceso de planificación y determinar estrategias, y no se utiliza en otras áreas de la empresa.
Lo anterior traerá como consecuencia la falta de nutrición de la información necesaria o que se necesita a causa de que dichos datos estarán de forma incompleta.
Lo que puede generar posibles fallas y errores en el proceso de evaluación correcto de la productividad de las empresas, es decir, hay que tener presente que la función de este sistema es servir como base de información, siendo esta última toda aquella relacionada a la producción de la organización.
Para concluir se expresa que el sistema de Data Warehousing proporciona a las organizaciones una plataforma apropiada con el objeto de que las organizaciones puedan alcanzar la máxima calidad de servicio, por medio de la confiabilidad, eficiencia y competencia de las empresas, los cuales son tres pilares esenciales que se deben cumplir a fin de persistir en el mercado actual de forma competitiva.
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