Conoce cómo hacer un oficio fácilmente

Si en algún momento tuviste que redactar un oficio, pero no sabías por dónde iniciar y la estructura que debía tener, en este artículo te enseñaremos cómo hacer un oficio fácilmente para que impresiones a tu jefe.

cómo hacer un oficio

¿Cómo hacer un Oficio? Pautas básicas

Los oficios son sumamente importantes en cualquier trabajo, ya que son informes que se redactan y que deben cumplir ciertos criterios de contenido. Por ese motivo, si no sabes cuáles son, no te preocupes que en este artículo vamos a explicar cómo se hace con todos los criterios exigidos en la actualidad.

¿Qué es un Oficio?

En primera instancia, vamos a comenzar definiendo lo que es un oficio, para que podamos distinguirlo de otro tipo de documentos similares. El oficio es un comunicado emitido en papel, que es usado regularmente para anunciar solicitudes o noticias importantes de una empresa.

Generalmente dicho documento tiene a un único destinatario, sin embargo antiguamente un oficio era de uso exclusivo del estado de un país o de una institución pública, sin embargo con el pasar del tiempo las empresas privadas lo fueron adoptando en sus sistema hasta llegar a lo que es hoy día.

Ahora bien, sin importar las razones para escribir un oficio, este siempre busca informar a su remitente, pero siempre cumpliendo con las características propias de un oficio.

¿Cómo se clasifican?

Aunque pueda sonar sorprendente, existen distintos tipos de oficios en el mundo, y vamos a explicar cada uno de ellos y los usos que tienen actualmente. Es importante saber de antemano, que existen oficios exclusivos de una empresa, y dependiendo de su destinatario y uso, se consideran oficios especiales o rutinarios. Sin embargo vamos a explicar cada uno de ellos a continuación:

Según el lugar de procedencia

Dependiendo de la procedencia de un oficio, entonces se puede clasificar como un oficio simplemente informativo. Sin embargo para poder determinar cuál es cuál, se debe ver si dicho documento fue emitido por una institución privada o particular, en representación de una entidad gubernamental.

cómo hacer un oficio

Según el lugar de destino

En este tipos de oficios encontramos los oficios de interior o de Exterior. El primero como indica su nombre, son oficios que se manejan internamente para uso exclusivo de una empresa o institución, o en tal caso para un grupo de trabajo.

Sin embargo, los oficios interiores se dividen en otra clasificación, que dependiendo del destino se clasifican en local o foránea. Los oficios locales son documentos que se usan de una persona a otra, dentro de una misma entidad; caso contrario a los foráneos, que son documentos emitidos para una persona perteneciente a la misma institución, pero en diferente sede.

Ahora bien, en cuanto a los oficios exteriores es información que se emite para dominio público, ya sea para la ciudadanía o para entidades que no pertenezcan a la empresa que lo emitió.

Según la cantidad de personas a las que va dirigido

Otra clasificación de los oficios es de acuerdo a la cantidad de personas a la que se remite, y esto se le llama oficios directos simples u oficios múltiples.

Como indica su nombre, el oficio simple son los documentos emitidos para un solo remitente, ya sea un individuo, una empresa comercial o de Estado.

En caso de las empresas, generalmente el oficio se envía a nombre de una persona como el dueño o la autoridad competente en dicha entidad. No obstante, es importante que este tipo de oficios sean emitidos por una compañía para que obtenga validez empresarial.

Ahora bien, esto no siempre ocurre, muchas veces un oficio no siempre es emitido por una empresa y eso no significa que no tenga validez, un ejemplo de este tipo de casos serían los oficios escolares y los bancarios.

cómo hacer un oficio

Luego tenemos los oficios múltiples, que son documentos emitidos para un grupo de personas externas a una empresa, o varias de estas mismas.

Ambos oficios mantienen su estructura simple, sin embargo la redacción suele cambiar en lo que respecta a la personalización del mensaje. En este caso los oficios múltiples son más generales debido a que la información no está dirigido a una única persona o entidad. Por ese motivo no se encuentran en estos documentos, información personal de un destinatario sino que generalmente comienzan de manera genérica como “A quien interese”.

¿Cómo hacer un oficio formal?

Ya hablamos sobre los tipos de oficios, pero ahora vamos a describir cómo hacer un oficio correctamente. Para ello la persona debe tomar en cuenta que un oficio debe contener información específica, ser redactados de una manera e imprimirlo en un formato con dimensiones particulares.

Con eso en mente, un oficio debe imprimirse en hoja tamaño carta con las siguientes características: 21.59cm x 27.94 cm. No obstante, existen casos donde los oficios se consignan en hojas tamaño oficio y midiendo 21.59 cm x 35.59 cm.

En cuanto a la escritura, dependiendo del tipo de documento que se realice, se escribe en primera o tercera persona.

Además, el largo de un oficio no debe ser de más de 2 páginas, lo que significa que no puede ser un documento muy largo y debe ser puntual en la información que entrega al remitente.

Un oficio además debe ser escrito a renglón cerrado o medio, esto significa el interlineado o los espacios entre las palabras. Además, otras características que debe cumplir serían las siguientes:

  • Se debe señalar el sitio y fecha de donde y cuando se redactó el oficio, esto incluyendo el día, mes y año.
  • También debe tener un destinatario, si es un oficio simple entonces debe tener la información de la persona o remitente, y con esto nos referimos a nombre y dirección de la compañía a la que se envió el oficio.

En caso de ser un oficio de dominio público, entonces la redacción debe ser escrita en plural y en tercera persona, nunca dirigiéndose a nadie en particular.

  • Debe llevar la explicación del porque fue redactado el oficio, por ese motivo luego de redactar lo anterior se escriben dos puntos y se añade un resumen del motivo del mensaje.
  • Si el oficio es la respuesta de otro, entonces debe añadirse el antecedente, pero esto es solo en caso de tenerlo.
  • Luego de culminar esta última parte, debe añadirse una despedida, siempre redactada de manera formal y educada para mantener la cordialidad en ambas partes.
  • Después debe añadirse la firma de la persona quién redactó el oficio, sin embargo esto depende del tipo de oficio que se esté redactando. Generalmente se escribe como: “Atentamente X” , luego una firma y el sello de la entidad quien lo emitió.

Ahora bien, es importante que un oficio tenga una enumeración, que básicamente es un serial o siglas que la identifiquen de otras; es decir, el serial es usado para que una empresa sepa de dónde viene y la razón por la cual se envío.

No obstante, este último recurso no es obligatorio en un oficio, usarlo queda a criterio de la persona que lo redactó; generalmente solo se ve en grandes empresas o compañías.

Oficios de petición

Anteriormente mencionamos algunos tipos de oficios, sin embargo existe un tipo en particular, que cumple el propósito de pedir un recurso o servicio a otra entidad.

A este tipo de documentos se le llama oficios de petición, y como indica su nombre son documentos que se redactan entre entidades del estado, con la finalidad de obtener ayuda para un proyecto oficial.

¿Cómo redactarlos?

Como mencionamos antes, este tipo de oficios son exclusivos entre entidades gubernamentales, sin embargo si por cuestiones de trabajo debes redactar un oficio de petición, entonces toma en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • La fecha y el sitio en este oficio se establece en la esquina superior derecha.
  • Como estamos hablando de un documento oficial, entonces debe llevar sí o sí un serial, que deberá ser añadido en la esquina superior izquierda.
  • En cuanto a la alineación, los datos del destinatario deben colocarse de la misma manera que la forma como se escribió el serial. Además, el nombre debe colocarse completo y se debe añadir el cargo o rol que tiene ese trabajador dentro de la empresa, así como el nombre propio de la institución.
  • Ahora bien, en cuanto al contenido, primero debe colocarse el asunto del oficio. El mismo debe redactarse de manera simple y clara, indicando de manera directa la solicitud que desea realizar.
  • En el caso que el oficio emitido sea la continuación de otro, entonces debe añadirse el antecedente en la redacción, pero siempre de manera breve. La idea es proveer una base al destinatario, para que entienda el contenido del oficio.

No obstante, es importante especificar lo suficiente sobre la petición que se quiere, y para ello se puede implementar la argumentación.

  • Por último, el documento debe finalizar con una despedida, para de esa forma cerrar el mensaje con cordialidad para el destinatario. Además, también puede añadirse un breve mensaje de espera, en caso de que desee obtener una respuesta a la solicitud.

  • Luego, el redactor debe terminar el oficio con la frase que comience con “Atentamente”, y luego añadir la información de contacto de la persona que escribio el mensaje, como el nombre y el puesto que tiene dentro de dicha institución.

Una vez que se imprime, entonces la persona a cargo debe añadir la firma y sello de la entidad competente.

Si el oficio no es para un único destinatario, es decir que se imprimen duplicados para distintos destinos, entonces debe añadirse en cada oficio la dirección específica que corresponga. Además, en dicha carta debe añadir la palabra con CCP, para que el destinatario sepa que es una copia lo que está leyendo, y que existe un respaldo del mismo.

Diferencia entre oficio de petición y carta de petición

Es importante saber diferenciar un oficio y una carta de petición, ya que ambas en teoría son muy similares y cumplen el mismo fin, que es entregar una solicitud a la persona o entidad que lo lee.

Sin embargo, la carta es mucho más rigurosa con los lineamientos que debe cumplir, lo que significa que no debe omitir ninguno de sus componentes, muy diferente a un oficio de petición.

Pero ¿cuáles serían estas? los lineamientos serían prácticamente los mismos que mencionamos antes, lo único que se agrega es que debe contener un espacio que haga mención de responder cualquier duda o inquietud que pueda tener el destinatario con la carta.

Además, las cartas por lo regular son usadas por particulares o compañías privadas, a diferencia de los oficios de petición que están más conectados con entidades oficiales o gubernamentales de un país.

Consejos para redactar un oficio

Ya vimos cómo hacer un oficio y sus distintas variantes, así como la diferencia entre un oficio y una carta de petición. Sin embargo vamos a describir algunos tips, que podrían ayudar al momento de redactar dicho documento:

Es importante colocar bien el destinatario, el nombre y que toda su información este correcta. Además, el mensaje debe ser claro, sin irse tanto por las ramas para que el lector no confunda lo que se quiere decir. Recordemos que el mensaje es el cuerpo en este tipo de documento, y más aún cuando este solicita alguna petición, por ese motivo no debe haber espacio para la malinterpretación.

Si el oficio que se va a redactar es de petición, entonces no debe iniciarse de manera genérica, es decir: “A quien interese” o “A quien corresponda”.

Ahora bien, a pesar de que la redacción debe ser directa, es importante contar una breve argumentación, pero no demasiado excesiva. La argumentación, si recordamos bien, es el propósito o el razonamiento de un oficio, es la razón por la cual se envía el mensaje en primer lugar.

En cuanto a la redacción, esta debe estar desarrollada de tal forma que cualquiera que la lea la pueda entender.

En caso de que una persona realiza no una, sino varias solicitudes dentro de un mismo oficio, debe entonces separar dichas solicitudes por párrafos, para evitar cualquier malentendido con el mensaje y lo que se quiere llegar a transmitir.

Ejemplo

Para entender cómo hacer un oficio, y distinguirlo en caso de verlo en alguna oportunidad, vamos a describir un ejemplo con la estructura que debe tener este tipo de documento:

UbicaciónAgregar fecha (colocando el día, el mes y el año).

Señores:

Escribir el nombre de la empresa o institución remitente del documento.

Ahora debe añadirse la información personal de la persona o institución encargada de recibir el oficio.

Luego colocamos la dirección del destinatario.

Razón o Asunto del Oficio: Comunicado

De manera cordial nos presentamos ante ustedes para que se dirija a la Unidad Educativa Futuro Brillante, ubicada en la calle 85 N° 15-25, en el departamento de control de estudios que se encuentra en el primer piso de dicha institución, con el motivo de resolver un inconveniente con la planilla de inscripción, la cual tuvo que ser devuelva debido a un inconveniente con ciertos documentos que se entregaron en conjunto con él.

Indicamos que existe una fecha límite de 15 días hábiles para resolver la situación y concluir con el proceso de inscripción. Si desea resolver alguna duda o desea más información, por favor comuniquese al local XXX-XX-XX.

Atentamente,

Nombre de la persona que emite el oficio.

C.C.P XXXXXXXXX de XXXXXXXXX:

Como podemos observar en el presente ejemplo, la carta es un oficio que se clasifica como externo y simple, ya que su destinatario es una sola persona y la misma no pertenece a la entidad como tal. Además, la redacción se encuentra desarrollada de manera breve pero educada, informando del problema de la situación.

Sin embargo también vemos un oficio de petición, ya que el mensaje solicita la presencia del destinatario en la entidad. Como dijimos antes, este tipo de oficio son regularmente usados en entidades gubernamentales, pero generalmente las entidades educativas las adoptan para notificar o informar a un individuo, o en tal caso a un grupo de ellos de un suceso que ocurre en dicha entidad.

Ahora bien, también vemos que el oficio ofrece los datos vitales para obtener respuesta de la petición, que es el número de télefono de la entidad. Además, vemos que se define claramente quién envió la carta y quien la va a recibir.

Finalmente el oficio concluye con las siglas C.C.P, que como dijimos antes es el término para que el lector sepa que el documento es una copia, lo que significa que es el respaldo de la original.

De esa manera concluimos un oficio, y vemos que realmente redactarlo no tiene que ver con algo del otro mundo. Es cuestión de agarrarle práctica y poner atención a la información que se provee.

Con eso en mente, si te interesa temas similares te recomendamos los siguientes artículos:

(Visited 60 times, 1 visits today)
Categorías Trámites

Deja un comentario