Registro Mercantil en Venezuela: pasos para registrar una empresa

Entérate porqué el territorio Bolivariano se perfila como uno de las naciones más problemáticas para formalizar o establecer una empresa, razón por la cual tramitar o sacar un Registro Mercantil en Venezuela representa toda una amarga aventura. No obstante, pese al dramático puesto 182 de 189, dado a conocer por Doing Business en 2015, con paciencia y siguiendo los tips que daremos en este post, se puede lograr.

Registro Mercantil en Venezuela

Registro Mercantil en Venezuela

La lamentable condición sobre el Registro Mercantil en Venezuela, obedece al escenario socio político y económico que atraviesa ese país hoy día, donde crear cualquier forma de negocio es un verdadero azar, debido a lo complejo y burocrático del sistema, que supera con creces este mismo trámite en cualquier otro lugar del planeta.

Y esto fue ratificado por un estudio realizado por Doig Business que data del 2015, donde se concluyó que Venezuela se erige como el Nº 182 de 189 países donde hay más problemas para abrir una empresa, comenzando por el simple trámite de Registro Mercantil en Venezuela. Un documento tan básico, pero que es fundamental para darle cuerpo a toda forma de organización, contentivo de todos los elementos e interés para el intercambio mercantil.

Definición e historia

Hasta ahora no existen otro método o modelo legal para dar vida toda forma de organización con fines empresariales, sin un Registro Mercantil, puesto que este define todos los elementos de un empresa, desde el nombre hasta el objeto. El Registro Mercantil en Venezuela, como en otros países, es la garantía de la identificación comercial con o sin fines de lucro, no coincida o se llame igual a otra entidad o comercio.

Breve reseña del Registro Mercantil 

Con el fin de abordar el tema sobre el Registro Mercantil en Venezuela, y su estado actual, es pertinente realizar una breve reseña sobre sus orígenes, su evolución  y su importancia en el planeta. Observando al respecto, que esta nación latinoamericana a lo largo de los años, ha seguido la misma línea que la mayoría de los países en esta materia.

Dentro de los antecedentes de uno de los primeros registros comerciales en el mundo, destacan los de la era medieval tiempo en el cual los comerciantes se juntaban y organizaban con el único propósito de crear el llamado Liber Mercatorum. Dicho registro consistía en plasmar una lista del total comerciantes que llevaban a cabo tales actividades de comercio, aunque inscribirse no era obligatorio, y donde la inscripción es el mismo, buscaba obtener los beneficios que la cooperación.

Conforme fue avanzando la sociedad, este método rudimentario también fue haciendo otro tanto, en especial hacia Europa Continental pero de distintas formas según las naciones de la región.

En todo caso se debe resaltar que desde esa época hasta nuestros días, se observa en el registro mercantil desde 2 elementos bien definidos, por un lado, el hecho de que el registro mercantil va más allá de una somera lista de negocios, y por el otro, la presencia del carácter jurídico en el proceso; los cuales sin duda vinieron a transformar la esencia de este registro, en un órgano jurídico de publicidad material.

Registro Mercantil en Venezuela

En Venezuela

Por su parte Venezuela, siguiendo las líneas del resto de los países pionero en esta materia, registra su primer documento mercantil por el año de 1862, gracias a la reforma del Código de Comercio. Donde su rol fundamental conllevaba al comunicado y requerimiento de ciertos documentos vinculados a los convenios patrimoniales de una pareja, así como registrar los contratos entre las empresas y los sujetos.

Para 1873, que incorporan algunas modificaciones y que se mantienen casi de la misma forma, hasta la actualidad, de estos cambios, el más significativo quizá sea la separación existente entre el reglamento sobre la matrícula de comercio y el registro comercial, el primero se refiere al comercio por mayoreo.

En 1904, se extingue la llamada matrícula de comerciantes, y nace un requisito adicional en el registro, como es disponer de pancartas en lugares públicos, además de publicitarse en los medios impresos.

Pasos para registrar una empresa en Venezuela

Una vez suministrada información general sobre el Registro Mercantil en Venezuela, y antes de ofrecer los pasos para el registro, conviene saber dónde y cuándo acudir para solicitar este trámite, ello en vista de que cada entidad puede tener horarios distintos, además de que según su grado de independencia puede requerir documentos y tiempos brevemente distintos.

El citado registro debe estar debidamente refrendado por un letrado colegiado. Una vez se disponga de dicho documento, se podrá iniciar con el siguiente trámite para el Registro Mercantil en Venezuela; lo que a su vez conlleva, a los siguientes pasos:

  • Acudir a una agencia del Registro Mercantil en Venezuela, y efectuar la cita para el nombre de la empresa. Lo ideal es activar la creatividad, y acudir con una lista de nombres inéditos, por lo menos presentar 3 alternativas, puesto que ciertos registros pueden pedir pagos adicionales para verificar la disponibilidad de identidades comerciales.
  • Luego de algunos días se notificará si alguna de las opciones de nombres aportadas resultó aprobada. En caso de objeciones, hay que aportar 3 alternativas adicionales de nombres, pudiéndose repetir varias veces, hasta dar con un nombre no registrado.
  • Enseguida de tener el nombre, hay que cancelar el respectivo arancel relacionado con el registro de dicho nombre, cuyo proceso, tarda unos 30 días.
  • En este punto, se requiere también la asistencia de un abogado, para la redacción del acta constitutiva adicionando los nuevos datos de como entidad jurídica.
  • Ya con dicho documento de creación, se debe acudir junto con el nombre previamente reservado, 3 copias del RIF y las respectivas cédulas de identidad de sus integrante, ante el Registro Mercantil en Venezuela. Pudiendo ser solicitados otros, dependiendo del capital de la empresa.
  • Acto seguido, se indicará el lapso de espera por el proceso de la solicitud, luego de lo cual, hay que volver a las oficinas y consultar si la empresa se registró exitosamente. De ser positiva la respuesta, el dueño acudir acompañado de los socios y accionistas para firmar el registro y finiquitar el proceso.
  • Por último, acudir al SENIAT para inscribir la nueva entidad jurídica; luego de ello, ya se puede comenzar a operar con el nombre comercial recién creada.

¿Porqué es importante el Registro Mercantil?

Parte de la importancia descansa en la legalidad que se obtiene para operar con el nombre comercial de que se trate; pero además, el hecho de registrar un nombre conlleva a numerosas ventajas asociadas a la actividad, en primer término, dicha entidad registrada actúa como fuente de información para el comercio en general, así como a las leyes y la actividad económica y la población en general.

Pero además de lo anterior, se evidencia la importancia del Registro Mercantil en Venezuela, en la norma N° 37.333, en su disposición 49, donde expresa los objetivos fundamentales, tales como:

  • Registra a las personas que realicen maniobras de interés comercial, en el marco la ley; incluyendo ejercicios y contratos relacionados con el comercio en general previstos por la ley. Es decir, que este registro representa la entidad ideada por un estado para regular la la actividad con fines comerciales.
  • La inscripción de comercios foráneos con intenciones de comerciar en el interior del país.
  • Le otorga legalidad a los libros comerciales.
  • Aporta toda la información requerida para el registro.
  • Sirve como entidad jurídica de interés público, con el deber de registrar todas las acciones del comercio inscrito.
  • Diversas funciones menores fijadas en la ley.

¿Dónde se ubica el derecho registral dentro del campo del derecho?

Sobre este particular, cabe resaltar que destacan hay 3 aristas que permiten ubicar el derecho registral como parte de disciplina de la rama del derecho:

  • Eventualmente se percibe que el derecho registral se enmarca como para de la disciplina autónoma del derecho, indistintamente de si es usada por el estado o por el sector privado.
  • Este derecho registral no ostenta independencia, más se encuentra adscrito al derecho público o al particular.
  • Finalmente, están los defensores, quienes afirman que este derecho obedece a un área de la disciplina del derecho; colocándose en la rama del Derecho Administrativo.

Principios registrales

Asimismo, es oportuno dar a conocer al interesado en saber los aspectos que se vinculan con el Registro Mercantil en Venezuela, siendo pertinente en este sentido, referir los principios que rigen este derechos. Entendiendo las directrices que fundamentan el registro con fines de lucro. Enseguida pasaremos a exponer estos dichos principios:

Registro Mercantil en Venezuela

Principio de inscripción

Representa el principio primario, que permite concretar la conformación, modificación, transmisión y eliminación de una sociedad mercantil. En él se fijan las obligaciones, además de alcanzar la legalidad, como el que sigue.

Principio de legalidad

Tal como lo refiere su nombre, dicho principio se refiere a l hecho de que el registro aporta legalidad según las leyes Venezolanas. Tal como lo prevé el Código Civil, el cual corresponde al Registro los títulos que reúnan los requerimientos tanto de fondo  y forma dispuestas en la ley, lo cual significa que a fin de concretar un registro se requiere adicionar otros recaudos, donde cada uno de ellos le aportará las características para otorgarle la respectiva validez.

Principio de prioridad

En cuanto al principio de prioridad, se debe agregar que el mismo señala que quedará sin validez cualquier gestión efectuada previo al registro, por tanto, cuando se lleva a cabo una acción sin haberse concretado el respectivo registro, puesto que no hay  incompatibilidad en las acciones. Todo lo cual lo prevé la norma sobre el Registro Público y Notaria, que señala que todo registro debe inscribirse con prelación a cualquier título efectuado con anterioridad.

Principio de trato sucesivo

Este describe aquellas acciones y trámites realizados siguiendo una línea y organización lógica y coherente. En este principio se observa en todo registro, las alteraciones realizadas para finalizar la extinción del registro. Una muestra de ello, es el hecho de poder eliminar un registro que no se ha efectuado, al igual que tampoco se puede registrar una asamblea extraordinaria con una directiva no creada o registrada en la creación. Este principio tiene su aval en el Registro Público y de Notaria.

Principio de la fe pública

Este se refiere a aquella información registrada y almacenada a través de asientos verificables, que además se perciba como exacta, que permitan proporcionar la necesaria fe sobre su autenticidad. Todo lo cual conlleva, a que siempre se valorará como cualquier información existente en el registro. Por ello, obedece a un principio básico y ético, pertinente a cualquier método de asiento.

Principio de legitimación

Cualquier inscripción concreta, gozará del estatus de auténtico hasta tanto, no se demuestren incongruencias entre el registro y la realidad. Tal condición es relevante cuando existen discrepancias entre el registro y la realidad legal; y el mismo adquiere más peso cuando dicho registro apenas describe los derechos de la entidad u organización.

Principio de publicidad

En Venezuela como en cualquier otro país, estipula que los registros e información plasmada en ellos, tiene interés público y podrán consultarse por personas naturales o jurídicas. Así lo establece esta legislación caribeña, especialmente en el Código Civil así como en la Notaria. Donde se establece que la fe pública registral proporciona la veracidad legal evidenciada en sus asientos.

Principio de especialidad

Este principio atañe a aquellos bienes y derechos referidos en el registro, en este sentido habría que definir y especificar su titularidad, limites y atributos. Este fundamento está previsto como en todo los principios anteriores, en el Registro Público, de Notaria así como el Código de Comercio.

Principio de erogación

Efectivamente, toda solicitud de registro se debe realizar por los interesados después de realizar el pago respectivo. Lo cual conlleva a que una vez comenzada la gestión tendrá lugar todo el proceso registral hasta su término (siempre que se cumplan los requisitos a que haya lugar). Igualmente, el fundamento legal reposa en la Ley de Registro Público y de Notaria.

Características del Registro Mercantil

Ahora es tiempo de pasar a echar un vistazo a las características del Registro Mercantil en Venezuela, a cuyos fines explicaremos brevemente las principales:

  • Órgano legitimador: ciertamente es responsable de legitimar y propiciar veracidad a las firmas registradas en el órgano estatal. Todo lo cual permite que los registrados obtengan las ventajas, la seguridad y el respaldo otorgado por la ley para que estos realicen sus respectivas actividades comerciales.
  • Principio ético de legalidad: parte de que la información que está registrada en esta entidad se percibe como veraz y legal, ya sea de forma inter-parte o con terceros. Lo cual a su vez será cierto cualquier actividad tabulada por los responsables de realizar los asientos registrales.
  • Ente regulador publicitario: como bien se señaló, el registro mercantil dentro de sus funciones, se encarga de comunicar a quien impacte los eventos, hechos, actos y negocios jurídicos relacionados con estos; tal como lo estipula el Código de Comercio.
  • Institución pública: se refiere a que está al servicio de la sociedad en general, aunque en especial a los comerciantes. Al tiempo de que los ingresos generados servirán para el autosustento, y no para enriquecer a terceras personas.
  • Servicio autónomo sin personalidad jurídica: por su parte, el registro mercantil corresponde a una entidad estatal adscrito al Ministerio de Interior y Justicia, aunque pese a ello, es independiente en cuanto a los patrimonios controlados y los ingresos generados por los diversos trámites que lleva a cabo.
  • Predominio del sistema convalidante y de folio personal: una vez una empresa o comercio está registrada, hay que señalar con claridad sus atributos y modalidades de su ejercicio mercantil. Puede ser que el registro no coincida con las actividades comerciales realizadas. Aun con ello, para la ley lo que cuenta es el concepto llevado a cabo ante el registro, como se especifica en la Ley de Registro y de Notaria.
  • Cualquier acción a cargo por del registro es exacta y legal: tal como lo señala la ley del Registro Público y Notaria.

Efecto de la inscripción de documentos en el Registro Mercantil

De acuerdo a lo previsto por el Código de Comercio, toda acción es válida ante terceros, siempre y cuando se haya efectuado el registro, la inscripción y publicación, y de lo contrario, será nulo, por tanto los actos realizados no tendrán la necesaria validez legal. En tal sentido, seguidamente, se dejan los recaudos necesarios para la inscripción, según el Código de Comercio:

  • Documentos correspondiente a eventos de derecho familiar, como de emancipación de un menor acompañado de su revocación de ser el caso.
  • Soportes relacionados con comercios, como puede ser la escritura de una sociedad, o modificación de nombre comercial.
  • En el supuesto de que dichos reacaudos carezcan de la validación del registro mercantil, no tendrá el reconocimiento o legalidad ante terceros de buena fe. Es decir, no podrá justificarse la veracidad del registro, pese a no impedir o limitar algunas gestiones.

Por su parte, el registro documental se identifica según su tipo, identificándose en este sentido dos formas a saber:

Constitutivos

Este tipo de registro atienden a la inscripción documental con el el fin de que el mismo adquiera la personalidad jurídico entre las partes involucradas, es decir, corresponde a la creación o vida legal.

Declarativos

Ahora, distinto de los documentos constitutivos, los declarativos como se infiere de su título, se encarga de describir un evento o situación que no poseen fines jurídicos, sino más bien, una forma de narración de algún acto per se.

Luego de la inscripción: diferencias entre publicidad formal y material

En este punto se referirán las 2 principales modalidades que tiene lugar con la inscripción en el Registro Mercantil en Venezuela, las cuales obedecen a la publicidad la formal y la material. Donde la primera conlleva a que terceros o particulares eventualmente pueden solicitar ante las oficinas del registro, información sobre la vida comercial de algún ente jurídico. Inclusive, pueden requerir documentos certificados de la sociedad mercantil de que se trate.

Mientras que la publicidad material, obedece principalmente a 2 formas, como es el caso cuando la entidad mercantil no puede oponer los hechos ante terceros, en tanto que tales acontecimientos no estén registrados, Y el otro aspectos, es cuando terceras personas se les dificulta enmarcar algunos actos legalmente.

Efectos un registro extemporáneo, o cuando no se realiza

Existen 2 momentos adicionales que merece la pena explicarse, una de ellas ocurre cuando se registra algún documento, después del término legal, es decir, de forma extemporánea, o ante eventuales momentos cuando no se registra dicho documento.

En aquellos casos de registro fuera de tiempo, lo que acontece es que el documento logra la validez después de culminar  el proceso de  registro, así como su correspondiente convalidación, al tiempo de conferirle efecto ante terceros.

Ahora bien, cuando los documentos carecen de registro y aún con ello se llevan a cabo actos comerciales, se está cumpliendo con el principio de relatividad de los contratos, previsto por el Código Civil, cuando señala que todo contrato tendrá la legalidad necesaria siempre y cuando sea aceptado por las partes involucradas.

Como se observa, este hecho es sin duda relevante, puesto que distingue claramente el efecto logrado con  el registro de un documento, y el jurídico al concretarse un contrato. Lo cual significa, que indistintamente de que un documento esté registrado o no, cuando se pacta un contrato que haga uso de el, obliga legalmente a la parte responsable del documento a cumplir con las pautas señaladas en tal contrato.

¿Qué libros se sellan en un Registro Mercantil en Venezuela?

Por su parte, cualquier ente comercial que realice actividades lucrativas, tendrá que tener un conjunto de libros, con el propósito de proporcionar el registro y control contable requerido, así como el estado de sus activos y pasivos. Tal deber lo prevé el Código de Comercio, a fin de facilitar y regular el proceso contable, sobre todo, en ciertos comercios donde sus finanzas impacten directamente la economía nacional.

Por ello, todo comercio deberá disponer de sus respectivos libros contables, los cuales son, el libro diario, el mayor y de inventarios. Y al mismo tiempo, los de S.A. atendiendo a lo dispuesto en el Código de Comercio. Adicionalmente, está el libro de accionistas, de actas de administradores y el de actas de asambleas.

Y finalmente, cada comercio podrá presentar cualquier libro que considere oportuno o conveniente para facilitar el orden y la comodidad de sus actos mercantiles, siempre que estos cumplan con los requisitos para ello.

Mantener los libros actualizados y  formados atendiendo a las pautas establecidas por ley, será un deber de todo comercio. Asimismo, el hecho de incumplir con los parámetros fijados para su llenado, al igual que manejar los libros, conlleva a una multa para el respectivo comercio, que oscila entre 50 a 200 UT, de acuerdo a la sanción.

¿Cómo se clasifican las Sociedades Mercantiles?

Con el propósito de clasificar las sociedades mercantiles, en principio conviene establecer su concepto, teniendo al respecto, que con este nombre se entiende cualquier modo de asociación, bien sea de personas y bienes o industrias, y que se fijan como objetivo un lucro o dividendos económicos con la concreción de su actividad comercial.

De igual  forma vale acotar, que desde la perspectiva jurídica, se concibe como una acción llevada a cabo por grupos de personas que tienen un objetivo e interés común en lucrarse. Y cuyos integrantes de la sociedad (socios) aúnan un capital también común (ya sea en bienes o en capital), para finalmente distribuirse entre todos los beneficios de su actividad durante un determinado ejercicio.

Proporción de sociedades mercantiles constituidas entre 1986 y 2006

En este punto, se debe referir que existe una cantidad reducida de sociedades anónimas y de compañías de responsabilidad limitada. Puesto que tales denominaciones jamás resultaron populares en el seno de los fundadores de estas sociedades. Por tanto, la nomenclatura más común y usada obedece a las siglas de C. A. y S. R. L.

Para finalizar

A modo conclusivo, se debe agregar que siguiendo la ruta histórica del Registro Mercantil en Venezuela, esta no se mantenido estática, al contrario, esta fue evolucionando y alimentándose de los aportes que hacían el resto de los países pioneros en este tema. Todo lo cual conllevó a que dicho registro venezolano, se haya formado como ente vivo híbrido que asumió o adoptó lo mejor de otros sistemas.

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